一说到 DITA 主题,几乎每个 DITA 用户的脑海里都会闪现出这样一段定义:

… be short enough to address a single subject or answer a single question, but long enough to make sense on its own and be authored as a self-contained unit.

… 要不长不短刚刚好:不能太长,只容纳一个中心思想或回答一个问题就够了;不能太短,至少得自成一体、独立成篇。

如果有人追问:“不长不短”到底是多长,1 页、5 页、还是 10 页,100 字、200字、还是 1000 字? 他多半会收到一个标准答案:看情况。

对于 DITA 资深用户而言,这无疑是再正确不过的答案了。但对于 DITA 萌新们来说,这个回答实在太不好操作了。因此,在各种各样的 DITA 研讨会或直播分享中,“DITA 主题该写多长” 几乎是问答环节的必答题。

每个 DITA 主题在长度上确实存在很大的差异,但也并非完全无章可循。本文将归纳总结那些经典文献和专业博客中有关 DITA 主题长度的理论、论述和观点,希望下次再划分主题时能让你心明眼亮、困惑全消。

理论基础

DITA 与技术写作领域中的两大经典理论有很深的渊源:结构化写作(structured writing)和精益写作(minimalism)。

结构化写作是 Robert Horn 于 1960 年代提出的概念,后来发展为信息图谱理论(information mapping)。该理论基于认知心理学的研究成果,将信息块和信息图谱作为组织信息的基本单位。其中,信息块的作用与段落相似,信息图谱相当于主题。信息图谱由若干个信息块组成。

根据认知心理学的研究,人的短时记忆(15秒以下)最多只能容纳 7±2 组信息。因此在结构化写作中,每个信息图谱的长度不应超过 7±2 个信息块(约 1~2 页),每个信息块的长度不应超过 7±2 个句子。说得通俗一点就是,每个主题最多可包含 7±2 个段落(或块元素),每个段落最多可包含 7±2 个句子。

精益写作是 John Carroll 于 1990 年代提出的技术写作理论,主张在手册设计过程中要坚持以用户为中心、以任务为导向,让用户可以花最少的时间(阅读手册中的内容)办最多的事情(完成学习目标)。

John Carroll 及其团队通过长期观察用户在使用手册过程中的各种行为,定期询问他们的想法及其行为背后的原因,总结出了很多极具启发意义的结论。其中一条结论是,没有用户想在手册中阅读过多的说明性内容,他们希望能尽快动手开始做事。

如果确实有必要为用户提供说明性内容,这些章节的长度最好在 2~4 页之间。他们还发现,章节的平均阅读用时为 20 分钟左右时效果最好。因为这样的话,95% 的用户可以在 30 分钟内完成阅读,这正好是大部分人能够保持专注力的时长。

最佳实践

作为 DITA 的开创者,IBM 在应用 DITA 的过程中积累了丰富的实践经验。这些宝贵的实践经验被 IBM 的专家们编写成册、出版成书,多年来一直被众多技术写作从业者奉为业内经典。

其中,有两本经典专著流传甚广:DITA Best Practices 和 The IBM Style Guide。众所周知,DITA 主题有三大类型:任务型(task)、概念型(concept)和参考型(reference)。这两本专著为每一种主题类型的长度都提供了具体的指导性建议,如下表所示。

关于主题长度的指导性建议
主题类型 最佳实践 写作指南
任务型 ≤10 步 ≤9 步
概念型 ≤5 页 ≤7 页
参考型 1~2 页

任务型主题不宜过长。如果实在没办法精减操作步骤,可以尝试使用子步骤对一些紧密相关的操作步骤进行整合。

不要轻易创建概念型主题。尽可能将说明性内容放在任务型主题的合适位置,或者使用术语表(glossary)对术语进行说明。只有在需要说明的内容太多、不适合放在其他主题中时,才创建概念型主题。

参考型主题通常被用户用来快速查阅所需内容。参考型主题的目标用户已经掌握了相关的基础知识和基本技能。因此,不要在参考型主题中进行冗长的说明,只为用户提供必要的信息。

统计数据

由于经常被问到关于 DITA 主题长度的问题,DITAWriter 的博主 Keith Schengili-Roberts 对公司内容管理系统(CMS)中的 5816 个主题进行了统计。其中,任务型主题有 1462 个,概念型主题有 444 个,参考型主题有 3910 个。

DITA 主题的平均文件大小

图表中文件大小的单位是 KB(千字节),不能直观地反应主题的长度。因此,博主也粗略地估计了一下 KB 与 页数之间的换算关系,并按主题类型分别计算了平均长度,如下表所示。

关于主题长度的统计数据
主题类型 平均长度
任务型 1 页
概念型 3/4 页
参考型 2 页

最后需要注意的是,主题文件的大小存在很大的个体差异,即使相同类型的主题也是如此。比如,最小的任务型主题文件只有 0.59 KB(约 1/5 页),而最大的任务型主题文件却达到 41.89 KB(约 14 页)。

因此,每个主题到底该写多长最终还要取决于具体内容、复用性以及目标用户的阅读习惯等多种因素的综合考量。

参考资料
  1. The DITA style guide: best practices for authors
  2. Robert E. Horn. Structured Writing as a Paradigm. Educational Technology Publication, 1998.
  3. John M. Carroll. Minimalism Beyond the Nurnberg Funnel. 1998: 51-52.
  4. Laura Bellamy, Michelle Carey, etc. DITA Best Practices. IBM Press, 2012: 15-44.
  5. Francis DeRespinls, Peter Hayward, etc. The IBM Style Guide. IBM Press, 2012: 119, 122, 126.
  6. Keith Schengili-Roberts. What size should a DITA tipic be?